L’importanza degli audit interni
L’audit interno è un’attività di controllo applicata in ambito aziendale per valutare la struttura organizzativa e la gestione del lavoro dell’area esaminata. L’attività di auditing aziendale viene svolta principalmente dal team del reparto Qualità aziendale o da Consulenti esterni qualificati incaricati dall’azienda.
Il processo di audit si svolge principalmente in tre fasi:
- Pianificazione
- Esecuzione
- Raccolta dati ed informazioni
- Valutazione dati raccolti rispetto agli standard prescelti
- Report dell’esito
Nella fase di pianificazione, in base agli standard di riferimento scelti dall’azienda, il team di audit individua le aree aziendali da valutare e gli strumenti da utilizzare per la raccolta delle informazioni.
Nella fase di esecuzione dell’audit, l’auditor interagisce con il personale che opera nelle aree soggette ad audit. La raccolta dei dati avviene tramite interviste al Personale operante nelle aree oggetto di valutazione, e ispezioni ed indagini osservative del contesto di lavoro. In particolare, è importante verificare che:
- Le azioni compiute dal personale durante lo svolgimento del lavoro quotidiano siano efficaci ed efficienti;
- Il sistema deve tenere traccia in maniera puntuale del lavoro svolto;
- Ogni azione deve essere conforme agli standard di riferimento (procedure, istruzioni, politiche interne, contratti, specifiche, normative esterne);
- Man mano che i dati vengono raccolti vengono valutati in relazione agli standard definiti.
A conclusione del processo di auditing, il team di audit redige l’elenco delle criticità rilevate, ed elabora una relazione scritta che rappresenta la base di partenza per il miglioramento del SGQ aziendale.
È importante considerare gli audit interni come un’attività necessaria all’azienda per il raggiungimento dei propri obiettivi: evidenziare eventuali anomalie rispetto a ciò che ci si aspetta permette all’organizzazione di correggere potenziali carenze o perfezionare dei processi funzionanti per ottimizzarli.
Verificare che i controlli interni sono efficaci evita all’azienda di esporsi ad inefficienze, quali:
- Lo spreco di risorse;
- Utilizzare informazioni imprecise o incomplete;
- Utilizzo errato di macchinari, strumenti, materiali, ecc.;
- Utilizzo di procedure o istruzioni non aggiornate o incomplete;
- Non chiara definizione di ruoli e responsabilità.
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